Zebrania muszą być prowadzone w sposób efektywny. Trudno sobie wyobrazić pracę bez systematycznych zebrań, spotkań czy konferencji. Są one niezbędne by zapewnić skuteczną komunikację, wymianę doświadczeń w zespołach i integrację w celu lepszej współpracy.

Aby dobrze przeprowadzić spotkanie należy przygotować porządek obrad, zaprosić uczestników, zaplanować i kontrolować przebieg dyskusji, podsumowywać i zrobić notatki.

Zebrania różnią się między sobą rodzajem, celami i rozmiarami. Zajmijmy się spotkaniami w których uczestniczą 3-4 do 12 osób. Na to w jaki sposób przeprowadzimy zebranie wpływa szereg czynników przyjrzyjmy się im bliżej:

Częstotliwość

• codzienne,
• cotygodniowe,
• comiesięczne.

Uczestnicy

• Czy uczestnicy zebrania pracują nad tym samym projektem?
• Czy zajmują się różnymi, ale równoległymi zadaniami?
• Czy należą do różnych grup, nie znają się wzajemnie i łączy ich jedynie fakt uczestnictwa w zebraniu oraz pragnienie realizacji wspólnych celów?

Motywacja

• Czy cele uczestników spotkania są wspólne, czy może konkurencyjne względem siebie?
• Czy łączy ich pragnienie sukcesu jak członków zespołu projektującego?

Decyzje

W jaki sposób na zebraniach podejmowane są decyzje:

• ogólne porozumienie,
• większością głosów
• samodzielna decyzja prowadzącego po wysłuchaniu wszystkich faktów, opinii i dyskusji

Zadaniem prowadzącego jest efektywne pomaganie grupie w podjęciu decyzji lub wyciągnięciu wniosków oraz jasna interpretacja i wyjaśnianie. 

Kontakt: mdabrowska@target-consulting.pl

www.targetcc.pl