Należy zdawać sobie sprawę z tego, że pracodawcy często oceniają kandydatów na podstawie listu motywacyjnego. Dlatego list ten powinien być przejrzysty, rzeczowy i zwięzły. Jeśli dołączony jest do niego życiorys zawodowy, nie ma potrzeby powtarzania tych samych informacji. Należy pamiętać, że od sposobu, w jaki zostanie przedstawiona sylwetka, pracodawca zdecyduje, czy osoba zostanie zaproszona na rozmowę kwalifikacyjną czy też nie. Głównym celem listu motywacyjnego jest przekonanie pracodawcy, że kandydat jest osobą, z którą warto odbyć rozmowę.

List powinien być napisany na białym papierze, na jednej stronie formatu A4. Powinien być czytelny, staranny.

Treść dokumentu powinna być bezpośrednia, aczkolwiek nie musi być zbyt dokładna, raczej zachęcająca do rozmowy niż wszystko wyjaśniająca. Nie należy wykazywać niezdecydowania – kandydat znający swoją wartość, pewnie sformułuje prośbę, nie przyjmie proszącego tonu. List powinien być profesjonalnie przygotowany, to znaczy, że dotyczy tylko kwestii zawodowych, nie należy umieszczać zbędnych informacji ze sfery życia prywatnego. Powinien zainteresować czytelnika i przedstawić pozytywny obraz osoby kandydata.

Zobacz: Podnosimy kwalifikacje zawodowe

List w lewym górnym rogu kartki powinien zawierać podstawowe dane kandydata, tj. imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz telefon kontaktowy. W prawym górny rogu, należy umieścić miejscowość i datę pisania dokumentu.

Niżej po prawej stronie należy zamieścić dane osoby, do której zwraca się kandydat, czyli stanowisko: prezes zarządu, dyrektor, kierownik itp., jego imię i nazwisko oraz adres firmy rekrutującej.